INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – CLIENTI E FORNITORI E LORO REFERENTI
Rev. 02 del 05.04.2024
In conformità alle disposizioni normative sulla protezione dei dati delle persone fisiche, Regolamento Europeo 2016/679 (di seguito abbreviato “Regolamento” o “GDPR”), D.Lgs. 196/2003 modificato da D.Lgs. 101/2018, si forniscono ai soggetti interessati le informazioni sul trattamento dei loro dati personali, nel rispetto delle disposizioni normative e degli accordi contrattuali, per le finalità e con le modalità di seguito indicate.
Titolare del trattamento dei dati personali – dati di contatto
THOR ENERGIA S.R.L.
Sede legale: Via Olof Palme 4/B, 46047 Porto Mantovano (MN)
Sede amministrativa e uffici: Via Verona 34/D, 46100 Mantova (MN)
E-mail: info@thor-energia.it – Tel: +39 0376 236180
Il Titolare (di seguito anche “la Società”) non è soggetto alla nomina del Responsabile della Protezione dei Dati.
Soggetti interessati
Clienti e persone referenti presso le organizzazioni dei clienti.
Fornitori e persone referenti presso le organizzazioni dei fornitori.
Dati trattati e finalità di trattamento – base giuridica
Clienti e persone referenti presso i clienti : i dati personali dei soggetti interessati, tra cui i nominativi dei referenti interni per la gestione dei contratti e delle relazioni di lavoro con questa Società, loro qualifiche, ruoli e mansioni presso le organizzazioni che rappresentano; i dati di contatto tra cui i numeri di telefono e gli indirizzi di posta elettronica o di altra messaggistica elettronica; eventuali dati relativi alla verifica della regolarità retributiva e contributiva in assolvimento degli obblighi contrattuali per la prestazione dei servizi; eventuali altri dati dei legali rappresentanti a fini di verifiche economico –finanziarie (nel seguito “Interessati”) – direttamente forniti dagli interessati o dalle rispettive aziende oppure reperiti presso fonti pubbliche (ad esempio, le Camere di Commercio) – sono trattati dalla Società per lo svolgimento delle sue attività economiche, produttive e commerciali, per finalità connesse all’eventuale selezione, instaurazione, gestione ed esecuzione di rapporti commerciali/contrattuali (inclusa la gestione del rapporto precontrattuale); per controlli interni e di gestione (per sicurezza, produttività, qualità dei servizi, integrità patrimoniali); per la fornitura di beni e/o servizi ai clienti; per la gestione amministrativa dei contratti, dei pagamenti e della contabilità; per il recupero crediti e la gestione di eventuali contenziosi; per l’assolvimento di obblighi di legge e regolamentari vigenti (es. obblighi fiscali e contabili, rendicontazione di consumi e produzioni di energia).
Secondo gli accordi contrattuali con gli interessati, il trattamento dei dati può essere fatto anche per effettuare, in loro nome e per loro conto, la registrazione e l’accesso a piattaforme software o portali web erogati da soggetti terzi per il caricamento dei dati dei clienti relativi ai consumi energetici e le produzioni di energia, per le attivazioni di servizi, per soddisfare i regolamenti di esercizio, per le attivazioni di convenzioni con questi soggetti terzi a favore dei clienti; va precisato che per questo trattamento verranno usati i dati personali di volta in volta necessari per effettuare la registrazione e l’accesso, secondo quanto richiesto dal fornitore della piattaforma software o del portale web.
I dati possono essere trattati anche per finalità di marketing diretto della società con informazioni e offerte di prodotti e servizi del Titolare analoghi a precedenti forniture.
Per il trattamento dei dati per le finalità sopra indicate non è necessario acquisire un consenso specifico degli interessati, in quanto il trattamento viene effettuato sulle basi giuridiche cui all’art. 6 par. 1 comma b) del GDPR per l’esecuzione degli accordi contrattuali o per misure precontrattuali su richiesta dell’interessato; ai sensi di art. 6 par. 1 comma c) del GDPR, per l’adempimento di obblighi legali che competono al Titolare; ai sensi di art. 6 par. 1 comma f) del GDPR, per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare nella conduzione delle proprie attività.
Fornitori e persone referenti presso i fornitori: i dati personali dei soggetti interessati, tra cui i nominativi dei referenti interni per la gestione dei contratti e delle relazioni di lavoro con questa Società, loro qualifiche, ruoli e mansioni presso le organizzazioni che rappresentano; i dati di contatto tra cui i numeri di telefono e gli indirizzi di posta elettronica o di altra messaggistica elettronica; eventuali dati relativi alla verifica della regolarità retributiva e contributiva in assolvimento degli obblighi contrattuali per la prestazione dei servizi; eventuali altri dati dei legali rappresentanti a fini di verifiche economico –finanziarie – direttamente forniti dagli interessati o dalle rispettive aziende oppure reperiti presso fonti pubbliche (ad esempio, le Camere di Commercio) – sono trattati dalla Società per lo svolgimento delle sue attività economiche, produttive e commerciali, per finalità connesse all’eventuale selezione, instaurazione, gestione ed esecuzione di rapporti commerciali/contrattuali (inclusa la gestione del rapporto precontrattuale) e per la qualifica dei fornitori, per controlli interni e di gestione (sicurezza, produttività, qualità dei servizi, integrità patrimoniali); per il ricevimento di beni e/o servizi presso le nostre sedi; per la gestione amministrativa dei contratti, dei pagamenti e della contabilità; per la gestione di eventuali contenziosi; per l’assolvimento di obblighi di legge e regolamentari (es. obblighi fiscali e contabili, gestione della sicurezza del lavoro). Per il trattamento dei dati per le finalità sopra indicate non è necessario acquisire un consenso specifico degli interessati in quanto il trattamento viene effettuato sulle basi giuridiche cui all’art. 6 par. 1 comma b) del GDPR per l’esecuzione degli accordi contrattuali o per misure precontrattuali su richiesta dell’interessato; all’art. 6 par. 1 comma c) del GDPR per l’adempimento di obblighi legali che competono al Titolare; ai sensi di art. 6 par. 1 comma f) del GDPR per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare nella conduzione delle proprie attività.
Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati personali
Il conferimento dei dati degli interessati per le finalità contrattuali e per obblighi di legge è necessario e, in mancanza, non sarà possibile instaurare alcuna relazione commerciale, eseguire correttamente obbligazioni precontrattuali e contrattuali o, ove già instaurata una relazione contrattuale, adempiere agli obblighi e impegni derivanti da tale contratto. Altri dati possono essere facoltativi e non pregiudicare i rapporti contrattuali o le relazioni di lavoro.
Modalità di trattamento e di conservazione
I dati sono trattati dalla Società e dai suoi incaricati, specificamente autorizzati ed istruiti, con sistemi elettronici e procedure informatiche oppure con procedure manuali su archivi cartacei, secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa, con la protezione delle misure di sicurezza tecniche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.
Il criterio stabilito per definire il tempo di conservazione dei dati è basato sul raggiungimento delle finalità di trattamento indicate, nel rispetto di eventuali tempi di conservazione stabiliti per legge che sono applicabili ai dati trattati, ad esempio per l’assolvimento degli obblighi civili e fiscali.
Comunicazione, trasferimento e diffusione dei dati
Fermo restando le comunicazioni a pubbliche autorità italiane e comunitarie, enti ed amministrazioni oppure altri soggetti individuati per legge a ricevere tali informazioni, eseguite in adempimento degli obblighi di legge e contrattuali, i dati possono essere comunicati a soggetti esterni designati nostri Responsabili del trattamento quali società, consulenti o professionisti, per la prestazione di alcuni servizi che comportano il trattamento dei dati personali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, per tutti i servizi di gestione dei processi aziendali, per la gestione dei sistemi informatici, per altri servizi di supporto alle nostre attività e dove necessario ai fini dei processi di coordinamento e di controllo della Società. Tali soggetti operano sulla base di istruzioni specifiche e adeguate in termini di modalità di trattamento e misure di sicurezza indicate in apposita documentazione contrattuale. La lista completa e aggiornata dei nostri Responsabili del trattamento è disponibile su richiesta dell’interessato nell’esercizio dei propri diritti.
Per le finalità indicate i dati personali non vengono diffusi in alcun modo e non sono generalmente trasferiti fuori dall’Unione Europea; tuttavia, ove per specifiche esigenze connesse alla sede di localizzazione dei servizi resi dai fornitori, ovvero alla collocazione fisica dei sistemi informatici usati della Società, fosse necessario trasferire i dati verso paesi situati fuori dallo Spazio Economico Europeo, la Società si impegna a garantire livelli di tutela e salvaguardia anche di carattere contrattuale adeguati secondo le norme applicabili, ivi inclusa la stipulazione di clausole contrattuali standard. L’elenco dei Paesi situati fuori dallo Spazio Economico Europeo dove sono trasferiti i dati è disponibile su richiesta nell’esercizio dei propri diritti.
DIRITTI DEI SOGGETTI INTERESSATI RIGUARDO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 – Articoli da 15 a 22 – il soggetto interessato può rivolgersi al Titolare del trattamento, presso i recapiti indicati nell’informativa, per esercitare i propri diritti in merito al trattamento dei dati personali:
- ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
- Ottenere l’indicazione dell’origine dei dati personali; delle finalità e modalità del trattamento; della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
- Conoscere gli estremi identificativi del titolare, dei responsabili del trattamento; dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
Il soggetto interessato ha il diritto di ottenere:
- l’aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
- la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
- l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
- la portabilità dei dati.
Il soggetto interessato ha il diritto di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta.
Il soggetto interessato ha anche il diritto di proporre reclamo, nei modi e nei termini previsti, presso il Garante per la protezione dei dati personali: si invita a visitare il sito web www.gpdp.it per maggiori dettagli. Per approfondimenti sulla normativa sulla protezione dei dati personali si invita alla consultazione del sito www.gpdp.it/regolamentoue.